Ik sta niet bekend om mijn voorbereiding. Ik wordt juist vaak gevraagd om keuzes te maken niet om voor te bereiden. Iemand moet tenslotte de knoop doorhakken en zeggen: “nu gaan we ervoor”. Dit betekent echter niet dat zo’n beslissing niet weloverwogen gemaakt moet worden. Zeker wanneer de onderneming groeit en groter wordt. Een schijnbaar eenvoudige keuze is achter de schermen meestal een weloverwogen en goed voorbereide beslissing.

Voorbereiding is cruciaal. Het geeft je tevens een enorme return on investment Het kan je namelijk weerhouden om grote fouten te maken. Aan de andere kant moet je ook weer niet doorslaan. Kansen komen en gaan. Als je niet snel genoeg handelt, kun je een kans missen. De balans tussen snel en weloverwogen is vaak moeilijk te vinden en te houden.

Ik schrijf vaak over problemen en kansen alsof deze hetzelfde zijn of vergelijkbaar zijn. Dat komt doordat ik problemen vaak zie als kansen en verkeerde kansen als problemen.

Probleem omvang

Om deze vraag te beantwoorden, moet je eerst kijken naar de kans die of het probleem dat voor je ligt. Allereerst is van belang om te achterhalen of een probleem of kans de moeite waard is om aan te pakken. Vervolgens kijk je pas naar de eventuele risico’s. Je kunt binnen enkele minuten een schatting maken van de potentiële omvang van het probleem of de kans. Hiervoor kun je onderstaande vragen gebruiken:

• Hoe groot is het probleem of de kans?
• Als ik het negeer, wat gebeurt er dan met mijn bedrijf?
• Als ik het negeer, merken we daar dan niks van, blijft alles hetzelfde of betekent dat het (begin van het) einde?
• Als het een probleem is, hoe gaan we daar dan nu mee om?
• Wordt het probleem nu bijvoorbeeld al handmatig opgelost?

Afhankelijk van de drukte in je onderneming kun je met de antwoorden op bovenstaande vragen al vrij snel inschatten of het de moeite waard is om je op dit moment met het probleem of de kans bezig te houden. Als je deze vragen eerlijk beantwoordt, zal je verstelt staan hoe vaak zaken al maanden op een bepaalde manier gedaan worden zonder dat dit klachten oplevert. In drukke periodes is het daarom vaak beter om het zo te houden. Verandering kost immers ook energie en niet alle verbeteringen zorgen direct voor een beter resultaat. Heel vaak blijft het resultaat hetzelfde en verandert alleen de uitvoering. Juist in die gevallen is het cruciaal om je af te vragen of dit het juiste moment is om je probleem op te lossen. Tijd lost in veel gevallen namelijk ook je probleem op.

Ontleed een probleem of kans voor je aan de oplossing begint

De volgende stap is om het probleem of de kans ontleden om de omvang ervan goed in beeld te krijgen. Het gebeurt te vaak dat mensen denken dat ze een probleem oplossen, terwijl dit niet zo is. De oplossing die ze bieden is dan of slechts een pleister, waardoor het hooguit probleem tijdelijk uit beeld is, of het is wel een oplossing, maar er ontstaat ook gelijk een ander probleem mee.

Mensen willen vaak te snel een probleem oplossen, omdat het probleem acuut lijkt. Het lijkt dan een kwestie van leven of dood. Er ontstaat paniek en andere, vaak voor de lange termijn belangrijkere zaken worden aan de kant geschoven om het acute probleem op te lossen. De huidige situatie wordt hierdoor wel opgelost, maar als alleen op de korte termijn wordt gelegd, kan het maar zo zijn dat hetzelfde probleem een week later weer terug is.

Voorbeeld acuut probleem

Personeelsplanning is een duidelijk voorbeeld hiervan. Een goede personeelsplanning is cruciaal in elk bedrijf met productie of operationele medewerkers die op uurbasis betaald worden. Een goede planning maakt het verschil tussen een relaxt bedrijf met een goede werksfeer en een bedrijf met een slechte werksfeer en daardoor een enorm verloop in personeel en ziekteverzuim.

Om de personeelsplanning voor de volgende weken of maanden te maken, wordt vaak gekeken naar de huidige bezetting en werkdruk. Dit gaat goed, tot er sprake is van groei. In dat geval worden er eenvoudig makkelijk voorspelbare groeisignalen gemist. Als er niet vooruitgekeken wordt en er ontstaat een groei in afname, dan stijgt de druk op de onderneming direct. Zeker omdat het over het algemeen een aantal weken duurt voordat een team in een hogere versnelling zit, waardoor de achterstand toeneemt.

In deze situaties zie je vaak dat mensen doorgaan met naar “vandaag kijken”. Met naar vandaag kijken bedoel ik dat ze kijken naar het personeelstekort van een bepaalde dag of week om te bepalen wat de komende weken nodig is. Ze geven een signaal aan de HR-afdeling of aan Recruitment, en die gaan vervolgens op zoek naar nieuw personeel. Klinkt allemaal goed toch?

De stappen volgen: stap 1

Hoe groot is het probleem of de kans en wat gebeurt er met mijn bedrijf als ik het negeer?
Het probleem is acuut. Als het niet snel aangepakt wordt, zullen klanten weglopen en negatieve reviews geven. Dit is potentieel het begin van het einde.

Als het een probleem is, hoe gaan we daar dan nu mee om? Wordt het probleem nu bijvoorbeeld al handmatig opgelost (eventueel met enige inspanningen)?
Het probleem wordt nu opgelost doordat een planning wordt gemaakt op basis van de huidige aantallen. Deze planning wordt geëxtrapoleerd naar de komende weken. Dit is echter juist de oorzaak van het probleem, omdat we daardoor de groei niet zagen aankomen en in deze situatie beland zijn. Er wordt dus alleen naar het heden gekeken, en niet naar een eventueel veranderende toekomst.

Valkuilen

Het aanpassen van de planning op basis van de huidige aantal, is dus slechts een pleister. Hierdoor ontstaan namelijk twee valkuilen. De eerste valkuil is dat de groei tijdelijk is en de werkdruk door de achterstand alleen maar groter wordt. Zodra er voldoende personeel is gevonden, wordt deze achterstand weggewerkt waardoor de werkdruk zakt. Dit kan eventueel versterkt worden doordat de tijdelijke groei wegvalt. Daardoor ontstaat er een overschot in het personeelsbestand. Dat brengt ook weer nadelen met zich mee, zoals financiële druk op de onderneming tot motivatieproblemen bij medewerkers omdat er te weinig werk is.

De verhoogde online afname van producten in mei en juni is hier een voorbeeld van. Deze toename wordt veroorzaakt door dat mensen vakantiegeld krijgen uitgekeerd. Bij veel bedrijven zakt de toename weer grotendeels augustus, doordat veel mensen op vakantie zijn. Bedrijven nemen bij gebrek aan voorruit kijken mensen aan in mei en juni terwijl deze in augustus niet meer nodig zijn.

De andere valkuil is de kans dat de groei niet tijdelijk is, maar slechts een voorbode van wat er nog aan komt. In dit geval kan het zijn dat het probleem stand blijft houden. Dit is een constante uitdaging voor de echt snelgroeiende bedrijven (bedrijven met een groei van 20 tot 100 of meer procent per jaar). Zij moeten continu  inschatten hoeveel personeel nodig is om een stabiele bezetting te houden.

Valkuilen omzeilen: stap 2.0

Is het een acuut probleem, dan heb je daar eerst mee te dealen. Sta stil bij wat er gebeurt. Laat je vooral even niet gek maken door mensen om je heen die in paniek zijn. Mensen hebben de vreemdste verwachtingen zodra ze emotioneel betrokken raken. Stel jezelf de volgende vragen:

• Is het een tijdelijk probleem?
• Wat gebeurt er als ik het probleem te klein inschat?
• Wat gebeurt er als ik het probleem te groot inschat?
• Wat gebeurt er als ik nu al mijn tijd aan het acute probleem schenk? Los ik dan ook het probleem van morgen op, of van volgende week?

Sta vervolgens stil bij wat er moet gebeuren om het probleem op lange termijn geheel weg te nemen. Zeker als je het probleem op korte termijn wel overleeft. Het is natuurlijk lastig als je vandaag enkele klanten moet teleurstellen, omdat je een bestelling niet in orde krijgt. Dit zou echter wel je voorkeur moeten hebben als het betekent dat je toekomstige klanten niet tegen hetzelfde probleem aan zullen lopen.

Een tip voor als je klanten moet teleurstellen: communiceer proactief en duidelijk. Klanten hebben vaak veel begrip als je uitlegt wat er is gebeurt. Ze zullen het niet leuk vinden en sommigen zullen echt boos zijn. Onthoud echter dat zolang je duidelijk en eerlijk communiceert, je je best doet en je van je fouten leert, je wel degelijk de ruimte verdient om af en toe fouten te maken. Gun jezelf mentaal die ruimte en wees niet te streng voor jezelf.

Leren van fouten en problemen oplossen: stap 2.1

Blijf niet stilzitten als je bedrijf voor de komende weken is gered. Kijk naar wat misging en voorkom dat dit in het vervolg weer misgaat, zodat de valkuilen geen terugkerend risico vormen. Je moet het probleem eerst ontleden voor je aan de oplossing begint. Om terug te komen op bovenstaand voorbeeld: was het probleem daadwerkelijk een (tijdelijk) tekort aan personeel of zat het dieper?

De personeelsplanning vormde in dit voorbeeld het probleem. Deze planning was te eenvoudig voor de situatie. Zodra je enkele medewerkers hebt, is het van belang dat je let op interne en externe omzet of groei-drivers, zoals vakantiegeld of de decemberdrukte. Ook kan het zijn dat de marketingafdeling van je bedrijf moet leren om marketingacties te plannen en deze planning met jou of je personeelsplanner te delen. Alles wat bij jouw bedrijf impact heeft of kan hebben op de afzet en daarmee op de operationele werkdruk is de moeite van het verzamelen waard.

Het verzamelen van groei-drivers wordt vaak makkelijker met de jaren. Je weet dan eerder wat een drukke periode zal zijn. Ook wordt het gemakkelijker om de arbeidsmarkt in te schatten. Je eerste medewerkers komen vaak uit je directe omgeving, waardoor het de eerste jaren vaak makkelijk is om een team te bouwen. Na enige tijd kan hier juist een uitdaging ontstaan. Met de verzamelde gegevens kan je bedrijf een betere personeelsplanning maken en daarmee in het vervolg het risico met relatief weinig inspanning verkleinen of zelfs in zijn geheel wegnemen.

Snelheid!

In een snel veranderende wereld vliegen de kansen je om de oren. Zeker wanneer je eenmaal op dreef raakt. Je goed voorbereiden om een gedegen keuze te maken, is cruciaal. Snelheid is echter misschien nog wel belangrijker! Ben je te lang bezig met voorbereiden, dan kan het zo gebeuren dat de kans alweer gevlogen is.

Wees dus snel. Als je meteen enthousiast bent (en dan bedoel ik ook echt “HELL YEAH”-enthousiast) en de mogelijkheid hebt om een kans te grijpen, wacht dat niet langer dan absoluut noodzakelijk is. In zo’n geval is het beter om direct te handelen en daarna puim te ruimen, dan de door jou gemiste kans in een enorm succes te zien veranderen en je de rest van je leven af te vragen wat er gebeurt was als je de kans wél gegrepen had.

Dus bereid je voor en grijp de kansen die van jou de volgende superondernemer maken!

In het kort

1. Gebruik de vragen uit stap 1 om snel te bepalen of het echt een grote kans of een groot probleem is.
2. Laat je niet gek maken en ontleed in rust het probleem of kans voordat je begint aan de oplossing. Zo voorkom je dat je tijd en energie steekt in pleisters.
3. Als je dankzij een acuut probleem gedwongen wordt om eerst een kortetermijnoplossing te verzinnen, zorg er dan zodra de rust is teruggekeerd voor dat je het probleem ook echt volledig wegneemt. Zo voorkom je dat je telkens terugzakt in de onrust.
4. Om anders naar je problemen te kijken, kun je jezelf afvragen hoe het eruit zou zien als het makkelijk was. In plaats van kijken naar wat je hebt, kijk je naar wat je zou moeten hebben. Vervolgens kun je daar ook naartoe werken.
5. Snelheid is belangrijk. Hoe groter de kans of het probleem, des te eerder je de knoop moet doorhakken. Als de pay-off groter is, mag je ook meer risico’s nemen.