5 Simpele lessen om een berg (aan werk) te verzetten

5 Simpele lessen om een berg (aan werk) te verzetten

Voor de site van deze blog maak ik gebruik van het OceanWP theme van wordpress. Toen ik die installeerde stond er een quote van Confucius als voorbeeld blog voorgeïnstalleerd. De quote was “The man who moves a mountain begins by carrying away small stones.”. Hoe vaak deze quote ook terug te vinden is (vooral op internet) gebruik ik hem toch. Hij past namelijk heerlijk bij het onderwerp van mijn blog. Elk mens loopt namelijk wel eens tegen de max van zijn eigen kunnen aan. We hebben allemaal wel eens meer werk dan tijd. Of nog erger zo’n periode (uur, dag of week) waarin je voor je gevoel niks gedaan krijgt omdat je simpelweg niet weet waar je moet beginnen.

Ik wil je hiermee helpen door je tools aan te bieden die je waar en wanneer dan ook kan gebruiken voor je eigen gewin. Zelf heb ik deze tools geleerd en eigen gemaakt in de afgelopen jaren om zo meer sturing over mijn leven te krijgen en het hoofd koel te houden in periodes van extreme drukte. Zelfs toen ik CEO was bij zowel Red je Pakketje als Jimmy Joy tegelijk. Een periode waarin ik zelf geregeld meer e-mails kreeg dan de klantenservice van de bedrijven. Zo kon ik vrijwel altijd het overzicht houden.

Om je deze tools eigen te maken moet je allereerst erachter komen welke tools er zijn of welke dingen je kunt doen om het jezelf makkelijker te maken. Vervolgens zul je ze dan ook echt te moeten gaan doen. Je kunt immers de beste mogelijkheden hebben maar wanneer je ze niet uitvoert of er gebruik van maakt wil het weinig helpen.

Zelf kreeg ik deze tips van verschillende kanten. Van collega’s, mentoren en vrienden tot vele boeken waaronder: Principles Life and work van Ray Dalio, Eat That Frog van Brian Tracy, The power of Habit: Why we do what we do, and how to change van Charles Duhigg, de blog van Tim Ferris (schrijver van oa The four hour work week en Tools of Titans) en nog veel meer bronnen waaronder de hierboven beschreven quote van Confucius.

Het gekke is dat grote projecten en periodes van grote drukte heel veel met elkaar gemeen hebben. Beiden lijken ze zowel vooraf als achteraf, van een afstand, als enorme bergen van werk. Zo lijken ze vaak onmogelijk om doorheen te komen. Maar zoals we in die mooie quote van Confucius kunnen lezen kun je zelfs een berg verplaatsen als je maar klein genoeg begint. De kunst zit hem in dat kleine begin en om vervolgens in een steady flow door te gaan tot je de laatste steen hebt verlegd.

Doelen als middel om een berg aan werk te verzetten

In mijn eerste blog: Ik daag je uit, denk groter. Schrijf ik al over doelen. Zoals je daar leest stel ik zelf mijn doelen en de doelen van ondernemingen waar ik me mee bezighoud zo hoog als ik ze kan en durf te bedenken. Ik gebruik hier bewust het wordt “durf”. Het kost namelijk een behoorlijk niveau van lef om hoge doelen te stellen. Je krijgt niet alleen met je eigen twijfels en angsten te maken, zoals de angst om te falen (wat heel mens eigen is), maar ook krijg je de twijfels van anderen en je team over je heen.

Je moet stevig in je schoenen staan om daar goed mee om te gaan en dat begint al bij het doel zelf. Jij bepaalt in feite het ambitieniveau van je onderneming. Het verschil tussen 10% en 100% groei in 1 jaar is immers alleen een kwestie van hoe veel je kan en wilt bereiken met de tijd en middelen die je tot je beschikking hebt. Je kan dit samenbrengen tot de zwaar versimpelde formule, groei% = groei driver(s) x aantal keer dat je dit met je team kan uitvoeren.

Voorbeeld:

Voorbeeld.com verkoopt schoenen online. Ze hebben intern de twee belangrijkste groei drivers geïdentificeerd. De eerste is de conversie op hun site (het aantal aankopen dat gedaan wordt van het aantal bezoekers op de site in percentage) die op dit moment op 1.6% staat. Oftewel er worden 1,6 paar schoenen per 100 bezoekers op de site verkocht (voor het gemak ga ik er vanuit dat elke aankoop 1 paar schoenen is).

De tweede groei driver is het aantal bezoekers op de site en de CAC (cost of customer acquisition, totale kosten voor het aantrekken van een nieuwe klant). De CAC is €6.5 (hier ga ik er voor het gemak vanuit dat elke klant 1 keer per jaar bestelt en de CAC dus voor 1 bestelling geldt). In 2018 had voorbeeld.com 100 klanten. De ambitie is om 100% te groeien in aantal bestellingen. Dat betekent dat ze in 2019 200 klanten willen bedienen. Gezien de groei drivers kan dat op 3 verschillende manieren.

  1. De conversie verdubbelen
  2. Het marketing budget verhogen van €650 naar €1300 zodat ze van 100 klanten met een CAC van €6,5 naar 200 klanten met een CAC van €6,5 kunnen
  3. Een combinatie van de twee

Er zijn veel manieren om de conversie te verhogen. Dit is geen blog over conversie dus voor het gemak houden we het erbij dat voorbeeld.com een plan heeft om de conversie met betere informatievoorziening en landingspagina’s moet kunnen verhogen naar 2%. De CAC wordt hierdoor verlaagd van €6,5 per klant naar €5,2 (voor de berekening kun je onderaan de blog kijken). De brutomarge op het product neemt hierdoor zelfs toe. Daarom besluiten ze het budget te verhogen naar €1.040. Hiermee hebben ze voldoende marketingbudget en is de conversie hoog genoeg om 100% groei te bereiken.

In dit voorbeeld heb ik uiteraard de wereld wel een stuk vereenvoudigd. In de werkelijkheid realiseer ik me goed dat er nog veel meer zaken meespelen. Zo moet de markt waarin je opereert wel groot genoeg zijn om die groei aan te kunnen (niet dat je meer klanten kan hebben dan er mensen zijn die schoenen dragen bijvoorbeeld), maar ook moet je organisatie zelf de groei aan kunnen. In mijn eigen ervaring is het wel heel belangrijk dat die twee zaken uit elkaar worden getrokken. Als je namelijk weet hoe je zelf je groeisnelheid kan beïnvloeden dan kun je je volledig storten op je organisatie.

Vrijwel alle groei ondernemers die ik spreek weten hoe ze zelf tot zekere hoogte de groei kunnen bepalen. Bij Red je Pakketje is dit tot ongeveer 100% per jaar (met af en toe maanden die uitschieten naar boven). Deze ondernemers zijn daarom vrijwel volledig gefocust op het organiseren van het bedrijf en de financiën die deze groei tot praktische uitvoering moeten brengen.

Het is juist die kant van het ondernemen waar de grote uitdagingen zitten waar ik nu over schrijf. Bij het stellen van hoge doelen komt namelijk wel de verantwoordelijkheid om met de uitvoering ervan ook om te kunnen gaan. Toch daag ik je uit om net als in mijn eerdere blog groter te denken. Probeer echt een groot doel te stellen voor jezelf of je onderneming.

Van doel naar uitvoering

Nu je een schijnbaar onhaalbaar doel hebt gesteld (althans dat hoop ik 😉 ), is het tijd er een plan voor te maken. Met een plan bedoel ik geen bedrijfsplan. Ik kan je namelijk verzekeren dat zaken altijd anders lopen in de praktijk dan op papier. Wat ik bedoel met een plan is eigenlijk simpelweg het opbreken van je doel in zo klein mogelijke eenheden. Deze eenheden moeten allemaal uitvoerbare stapjes naar je doel zijn die je stuk voor stuk op een to-do lijst kan zetten.

Als je doel nog te abstract is of meerdere jaren overspant probeer dan enkele grote tussen doelen te formaliseren waarvan je de eerste op breekt in deze kleinere eenheden. Maak je de stukjes klein genoeg dan zul je zien dat elke stukje zelf niet moeilijk is in de uitvoering. Soms is het zo simpel als contact zoeken met iemand die ervaring heeft in een branche of het zoeken van een teamlid die je kan helpen je doelen te verwezenlijken. Probeer nu je de stukjes zo klein hebt als ik hierboven beschreef te beginnen bij het eerste punt. Je zult zien dat zodra je die hebt afgerond je gemotiveerd wordt. Je bent namelijk succesvol onderweg naar je doel. En voor je het weet worden je schijnbaar onbereikbare doelen bereikbaar.

Hetzelfde kun je toepassen in tijden van extreme drukte of grote projecten. In die situaties is de grootste uitdaging rustig blijven. Raak niet in paniek want daardoor gaat je fight, flight or freeze instinct zich ermee bemoeien. Voor je het weet wil je alleen nog maar in bed blijven liggen en Netflix kijken. Haal diep adem en neem je tijd om het werk wat voor je ligt te ontleden. Maak duidelijk wat er te doen staat en schrijf dit op als zijnde tussenstappen naar je einddoel. Dat einddoel kan in dit geval twee opties zijn. 1. Het grote project afronden of 2. Die extreme drukte onder controle krijgen en zogezegd overwinnen. Alle werkzaamheden die ertussen liggen zijn je tussen doelen.

“You can do anything you want but you can’t do everything you want.” – Ray Dalio

Zoals Ray Dalio heel mooi beschrijft, je kunt doen wat je maar wilt maar niet alles wat je wilt. Met andere woorden je moet keuzes maken en prioriteiten stellen. Heb je veel werk voor je liggen maak dan prioriteiten en wees ook eerlijk tegen jezelf met wat je naast je neer moet leggen of wat je kunt uitbesteden. Uitbesteden is voor veel mensen erg moeilijk om te doen. Toch is het fundamenteel voor een succesvol team om de juiste werkzaamheden bij de juiste teamleden neer te leggen. Voor een ondernemer is het dan ook een cruciale eigenschap. Alleen door uit te besteden kun je verder ontwikkelen. Je kunt je alleen zo namelijk vrijmaken voor nieuwe kansen en ruimte creëren om aan jezelf te werken. Wees daarom streng over je prioriteiten.

Dat uitbesteden belangrijk is heb ik zelf ook moeten ervaren. Er zijn verschillende momenten geweest waarop ik bovenstaande les zelf vergat. Telkens als ik dit deed ging mijn werkdruk door het dak en ging ik razendsnel richting een burn-out. Als ondernemer voel je je al verantwoordelijk genoeg. Om jezelf naast die zelfopgelegde druk ook nog te veel werk te geven is zakelijke zelfmoord. Je werkt jezelf immers kapot. Je kunt daarom maar beter je werkdruk onder controle houden voordat het je wegvaagt. Dan kun je namelijk niks meer.

Verschillende mensen in mijn omgeving hebben mij op die momenten overeind gehouden of mij rust en ruimte geboden. Van mijn compagnons bij Red je Pakketje naar mijn rechterhanden bij de bedrijven (bij Red je Pakketje, Renno en bij Jimmy Joy, Alex en Kristy-Kim) tot aan mijn vriendin thuis die me rustig hield toe. Zonder deze mensen kon ik nooit van mijn dromen de bedrijven bouwen die er nu staan. Er zijn ook vele andere die helpen te bouwen aan deze ideeën maar in de moeilijkste perioden waren dit de mensen die de meeste verantwoordelijkheden overnamen en me beschermde voor mezelf. Ik ben hen eeuwig dankbaar.

Eat that Frog!

In het boek Eat that Frog schrijft Brian Tracy voornamelijk over uitstelgedrag (en hoe dat tegen te gaan) en prioriteiten stellen. Hij gebruikt de titel veel als metafoor. Wat hij bedoelt hiermee is dat wanneer het eerste wat je doet op een dag het eten van een kikker is de dag daarna alleen nog maar beter kan worden. Je hebt het ergste immers al achter de rug. In de praktijk betekent dit dat je het moeilijkste als eerste zou moeten doen. Het liefst zo vroeg mogelijk op de dag. Doe je dit niet dan ga je automatisch tijd kopen voor jezelf. Zo probeer je je verantwoordelijkheden uit te stellen tot het niet meer kan of het te laat is. Doe je het ergste echter direct dan is de rest van de dag een makkie.

In de praktijk pas ik dit zo veel mogelijk toe. Heb ik een moeilijk telefoontje te plegen dan doe ik dit regelmatig nog voor ik ‘s ochtends onder de douche stap. Zo voorkom ik dat ik er te lang over kan nadenken en de drempel hoger wordt. Daarna kan ik rustig mijn dag starten. Als bijkomstig voordeel krijg je ook direct een goed en voldaan gevoel. Dit ontstaat automatisch bij mensen die naar een doel toe streven en tussenstappen halen.

Simon Sinek geeft hier prachtige speeches over. Kies een willekeurig filmpje van hem op Youtube en ga maar eens rustig luisteren. Ik beloof je dat het interessant is. Door dat geluksgevoel wordt je vanzelf gemotiveerd om meer te gaan doen. Zo wordt het uitvoeren van de andere werkzaamheden alleen maar leuker en makkelijker.

Vergeet de reis zelf niet

Als laatste wil ik je meegeven dat wat er ook gebeurt je er maar beter van kan genieten. Uiteindelijk besteed je onwijs veel tijd aan het bouwen van een bedrijf en is het daarom ontzettend belangrijk om daar je plezier uit te halen. Als je niet elke ochtend wakker wordt met energie en uitkijkt naar de dag wordt het tijd voor reflectie. Plezier op je werk en met je collega’s maakt het leven zoveel leuker en makkelijker.

Als samenvatting de key takeaways/ tools:

  • Stel hoge en moeilijk te bereiken doelen om gemotiveerd te zijn in wat je doet en omdat het simpelweg leuk is om jezelf uit te dagen
  • Bepaal tussenstappen voor je doelen en breek die zo ver mogelijk op. Maak ze klein genoeg om ze als to-do toe te voegen aan een to-do lijst en zo van een onhaalbaar doel haalbare stappen te maken. Zijn je doelen te vaag of is het een meerjarenplan? Denk dan na wat tussenstappen zouden zijn en pas bovenstaande punt toe op de eerste stap hiervan
  • Stel prioriteiten en besteed uit. Je kunt niet alles zelf doen. Bepaal daarom goed wat je wel en wat je niet kan doen en wat in welke volgorde je het beste kan werken. Alles wat je niet kunt doen kun je afwijzen of uitbesteden. Bepaal wat belangrijk is maar niet door jou uitgevoerd hoeft te worden en besteed dat uit
  • Eat that Frog. Doe het moeilijkste als eerste. Het liefst direct na opstaan zodat je het grootste obstakel van die dag weg hebt genomen. Daarna wordt alles makkelijker
  • Vergeet nooit om te genieten van de reis. De reis is immers het doel





Berekening van de nieuwe CAC.

Oude CAC van €6,5 bij een conversie van 1,6% betekent dat om 100 klanten te kunnen krijgen voorbeeld.com 6.250 bezoekers had. Voor het gemak verdelen we de CAC over totaal aantal bezoekers en rekenen we met het gemiddelde bedrag. Dat is 100 x €6,5 = €650. €650 / 6.250 = €0,104.

Nieuwe CAC. 200 klanten bij een conversie van 2% betekent 10.000 bezoekers op de site. Ervan uitgaande dat het bedrag van een bezoeker hetzelfde kost als in 2018, €0,104 komt dat neer op 10.000 x €0,0104 = €1.040. €1.040 / 200 = €5,20

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.